所謂檔案數(shù)字化是指用計算機技術(shù)將模擬信號轉(zhuǎn)換為數(shù)字信號的處理過程。紙質(zhì)檔案數(shù)字化就是采用掃描儀或數(shù)碼相機等數(shù)碼設(shè)備對紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化加工，將其轉(zhuǎn)化為存儲在磁帶、磁盤、光盤等載體上并能被計算機識別的數(shù)字圖像或數(shù)字文本的處理過程。

紙質(zhì)檔案數(shù)字化的基本原則是使檔案信息資源能準(zhǔn)確、方便、快捷地提供利用，使檔案信息資源得到共享，以滿足單位或社會對檔案利用的需求。就數(shù)據(jù)內(nèi)容而言，檔案數(shù)字化加工應(yīng)包括目錄數(shù)據(jù)（檔案）、文件數(shù)據(jù)（掃描原件）、多媒體數(shù)據(jù)（圖檔、音頻、視頻）等。

檔案數(shù)字化可采用專業(yè)書刊掃描儀：成者書刊掃描儀。

檔案數(shù)字化的主要作用：

①、檔案數(shù)字化是檔案信息化建設(shè)重要內(nèi)容，檔案信息化建設(shè)的核心是資源建設(shè)。

資源建設(shè)包括兩大方面任務(wù)：

一是現(xiàn)有檔案的目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)和重要紙質(zhì)檔案和照片、錄音、錄像檔案的數(shù)字化；二是現(xiàn)行電子文件歸檔與電子檔案管理。

②、檔案數(shù)字化能有效地保護檔案原件。

⑴、代替原件使用，保護檔案原件。

⑵、數(shù)字化副本異地保存，輸出磁盤、磁帶供永久保存。這樣可使這些檔案資料在出現(xiàn)天災(zāi)人禍的情況下不致于遭到毀滅性的破壞。

⑶、恢復(fù)檔案材料模糊褪變的字跡及對污損殘缺照片檔案的修復(fù)。

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